Secrétaires, Secrétaire de direction, Assistantes de direction et Assistantes commerciales
OBJECTIFS :
Optimiser son rôle d'interface dans l'entreprise en développant son efficacité et ses capacités professionnelles.
Valoriser l'image de marque et participer à la performance de l'entreprise.
ITINERAIRE PEDAGOGIQUE :
Les rôles et les fonctions de l'assistante
Se positionner dans sa fonction : connaître et définir ses rôles et fonctions. Définir ses responsabilités, ses marges de manoeuvre, son autonomie
Devenir l'assistante réelle de son manager, développer le binôme et la relation de confiance nécessaire à la fonction
Se faire respecter dans son métier tout en personnalisant les services attendus
S'affirmer sereinement auprès de tous les interlocuteurs, développer l'écoute des besoins et des attentes, savoir orienter, guider et informer
La communication efficace
S'exprimer oralement et prendre la parole en public
Réussir l'accueil téléphonique pour mieux orienter et informer
Connaître et utiliser les techniques et les outils de communication : écoute active, questions ouvertes, synthèse, reformulation
Développer les relations gagnant / gagnant
Faire passer des messages difficiles, comment tout dire mais bien le dire, initiation à la CNV (communication non violente)
L'art de dire le oui authentique, l'art de refuser sans agressivité. Connaitre ses limites et les faire respecter
Gérer son émotion et celle de l'autre : apaiser, rassurer et trouver le juste compromis
La gestion du temps et des priorités
Détecter les « mangeurs de temps » et trouver les remèdes efficaces pour y répondre
Définir et gérer les priorités : distinguer l'essentiel, rester sur l'objectif, répondre aux imprévus
Savoir déléguer en évitant les pièges et en sachant optimiser les résultats de cette collaboration
Favoriser et améliorer l'échange des informations
Organiser, faire le suivi et le compte-rendu des réunions
Utiliser les « outils gain de temps »
Archiver et classer des supports papier et des données informatiques
Négocier des délais pour atteindre les objectifs et les priorités
Faire face aux sollicitations, se protéger, savoir se concentrer pour optimiser son temps
Ecourter une conversation qui s'éternise avec diplomatie et courtoisie
Rendre service sans se laisser envahir, créer un partenariat de bons échanges
Les nouvelles technologies : les trucs et astuces pour rechercher les informations sur le Web efficacement, les sites incontournables d'une assistante
Les + pédagogiques:
·Les participants sont avant tout acteurs de leur formation et élaborent leur propre parcours afin de construire un projet individuel à l'issue de la formation.
·Session co-animée par deux formateurs* afin d'optimiser la disponibilité et le temps accordé à chaque participant.
·Une pédagogie essentiellement active et participative où réflexion et créativité se joignent aux apports théoriques et aux mises en pratique.
·La valorisation des échanges interprofessionnels et la réflexion par groupe de travail permettent l'acquisition de nouvelles visions et de nouvelles pratiques en entreprise.
DUREE :
32 heures sous la forme de 2 x 2 jours consécutifs.
COUTS :
Le coût de participation de la formation est de 1290 euros par personne pour les 4 jours