Responsables d'une équipe ou d'un service, cadres fonctionnels ou opérationnels.
Collaborateurs participants régulièrement à des réunions ou à des groupes de travail.
OBJECTIFS
Préparer, organiser et animer avec aisance une réunion ou un groupe de travail.
Faire aboutir la réunion, atteindre les objectifs visés tout en ajustant son style d'animation aux spécificités individuelles et collectives.
Préparer et structurer sa réunion
Vérifier l'opportunité de la réunion : enjeux, raisons, motifs, motivations
Clarifier les objectifs. Construire un ordre du jour avec les différents points à aborder
Gérer les pertes du temps : absences de balises ou de cap, interlocuteurs non pertinents ou peu impliqués, nombre excessif de sujets à traiter, de participants, incompatibilités d'humeur au sein de groupes trop composites (niveaux hiérarchiques différents).
Tracer un cadre matériel, chronologique et humain.
Repérer les points pour lesquels des positions contrastées peuvent s'affirmer ou s'opposer.
Envisager et anticiper les questions et les problèmes qui seront évoqués.
Prévoir les réponses et les éclaircissements à apporter
Préparer ses arguments, ses informations, documents, supports.
Recenser les participants : fonctions, alliances et oppositions prévisibles ?
Planifier la réunion : limites de temps et cohérence pour les différentes parties.
Décider du style d'animation à adopter en fonction des points à aborder et les objectifs de la réunion
Préparer et envoyer les convocations
Conduire une réunion en fonction du profil des participants. Ajuster son langage à celui de ses interlocuteurs : sexe, âge, fonction, origine socioculturelle, nationalité, personnalité, place dans le groupe.
Animer et conduire sa réunion
Rappeler les objectifs afin de clarifier le sujet, mobiliser la participation et l'attention.
Démontrer l'intérêt de la réunion et des sujets traités.
Présenter le déroulement et le fonctionnement de la réunion.
Les fonctions et rôles de l'animateur de réunion. La distribution des rôles. La gestion de l'espace et du cadre de la réunion.
L'utilité des rites dans la structuration des choses : l'accueil et la régulation du temps. La communication de l'ordre du jour (avant) et du compte-rendu (après).
Adopter une attitude d'écoute et de neutralité, un esprit d'échange et d'ouverture.
Les attitudes d'écoute active, de synthèse progressive et de régulation chronologique et humaine. Contrôler les degrés d'écoute, de participation, de productivité et d'authenticité.
Utiliser les techniques de communication : reformulation, questionnement, relance, synthèse
Réguler la prise de parole. Guider et faire avancer les débats, faciliter 'expression, tenir compte de chaque avis, s'assurer de la compréhension du groupe
Veiller au bon déroulement de l'ordre du jour. Recadrer si nécessaire.
Gérer l'expression des opinions et des points de vue, recentrer, récupérer les idées.
Animer : faire participer, impliquer, créer l'adhésion
Traiter les informations et les différentes hypothèses.
Faire face aux critiques, aux accusations, aux désaccords, garder son calme, sa maîtrise et garder le contrôle de la réunion, ne pas surenchèrir face à l'agressivité, aux jugements et aux provocations
Réflexion et synthèse par rapport à ce qui aura été exprimé. Constat des accords/ désaccords. Choix, prise de décision. Conclusion de la réunion. Terrains d'entente. Suites à donner. Actions, rôles, moyens et délais.
Gérer les personnalités difficiles et anticiper les conflits naissants, réguler les bavards, faire participer les timides, les réservés
Structurer et rédiger le compte-rendu de réunion
Les + pédagogiques:
·Les participants sont avant tout acteurs de leur formation et élaborent leur propre parcours afin de construire un projet individuel à l'issue de la formation.
·Session co-animée par deux formateurs* afin d'optimiser la disponibilité et le temps accordé à chaque participant.
·Une pédagogie essentiellement active et participative où réflexion et créativité se joignent aux apports théoriques et aux mises en pratique.
·La valorisation des échanges interprofessionnels et la réflexion par groupe de travail permettent l'acquisition de nouvelles visions et de nouvelles pratiques en entreprise.
DUREE :
16 heures sous la forme de 2 jours consécutifs.
COUTS :
Le coût de participation de la formation est de 990 euros par personne pour les 2 jours
